Progress Penerapan Manajemen Kualitas Pada Perusahaan Konstruksi di Indonesia

1.        Pendahuluan

Laju pertumbuhan penduduk yang semakin tinggi seperti sekarang ini membuat tingkat kebutuhan akan pembangunan semakin banyak. Hal ini terjadi khususnya di daerah-daerah yang sedang berkembang. Keperluan pembangunan menjadi suatu kebutuhan, baik untuk pembangunan perumahan, fasilitas umum, ataupun yang lainnya yang sangat dibutuhkan masyarakat.

Perusahaan-perusahaan konstruksi yang ada tentunya akan semakin banyak dan bersaing ketat dalam mendapatkan pekerjaan untuk memenuhi kebutuhan pembangunan ini. Akan tetapi pada saat ini penunjukkan perusahaan konstruksi, baik pada instansi swasta maupun pemerintah, harus melalui proses tender dan biasanya terdapat beberapa syarat yang harus dipenuhi, antara lain yaitu perusahaan harus telah tersertifikasi ISO 9001 (mutu), ISO 14001 (lingkungan), OHSAS 18001 (K3), dan lainnya. Dalam hal mutu, Departemen Pekerjaan Umum menyatakan persyaratan tersebut dalam Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No.04/Prt/M/2009, tanggal 16 Maret 2009 tentang Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang terdiri dari 10 Bab 20 Pasal.

Persyaratan mutu tersebut dibutuhkan untuk memastikan hasil yang dikerjakan sesuai dengan yang diinginkan. Hal ini tentu saja harus dipenuhi oleh  perusahaan konstruksi karena sudah menjadi persyaratan bisnis atau usaha. Bagi perusahaan konstruksi yang kurang menanggapi persyaratan tersebut lambat laun akan tertinggal dan gulung tikar. Dengan demikian, penerapan aturan tersebut bersifat penting, di samping membantu perusahaan-perusahaan konstruksi untuk semakin memperbaiki diri, juga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. Jika pelanggan puas, maka permintaan akan meningkat dan demikian seterusnya, hingga didapat siklus permintaan dan penawaran yang sehat dan kondusif.

Essay ini akan mencoba mengulas tentang bagaimana implementasi manajemen mutu berbasis ISO 9001 pada perusahaan konstruksi di Indonesia, seberapa pentingkah penerapan tersebut, serta manfaat dan kendala yang mengikutinya.

2.        Pembahasan

Pada dasarnya, pengertian mutu dalam konteks industri jasa konstruksi dapat didefinisikan melalui berbagai pendekatan, tetapi pada prinsipnya adalah conformance to requirement, yaitu hasil yang dikerjakan sesuai dengan apa yang disyaratkan atau yang distandarkan. Pengelolaan mutu dapat dijalankan melalui Total Quality Management (TQM), yang sesungguhnya merupakan payung dari segala sistem manajemen mutu yang ada, karena TQM mencakup segala aspek kegiatan kontraktor yang harus dikelola dengan benar agar mutu hasil kerjanya memuaskan pemilik proyek. ISO 9001 merupakan salah satu sistem manajemen mutu yang berprinsip pada TQM. Sistem ini sangat popular karena penerapannya mendetail dan sistematis. Selain itu, di dalamnya terdapat keharusan pengawasan mutu internal secara periodik (Internal Quality Audit). Pada saat ini, ISO 9001:2008 menjadi pilihan utama bagi kontraktor yang ingin menerapkan sistem manajemen mutu secara konsisten dan sistematis (Wiryodiningrat, 1997).

2.1.       Pengertian ISO 9001

ISO 9001 (“Quality Management System – Requirements”), berisikan standard yang diterbitkan oleh organisasi internasional yang mencakup persyaratan manajemen mutu yang harus dipenuhi dalam penerapan sistem manajemen mutu. Sistem pendekatan mutu yang terdapat di dalam ISO 9001 lebih menekankan pada pendekatan proses.

ISO 9001 merupakan sertifikasi yang berorientasi pada layanan pelanggan dan standar manajemen mutu yang diadopsi pada tahun 2000 oleh International Organization for Standardization (ISO). Menurut standar ini, sebuah organisasi harus menunjukkan kemampuan untuk memenuhi atau melampaui kepuasan pelanggan dalam hal fungsi produk, kualitas dan kinerja. Sistem ini telah terbukti sebagai sebuah sistem yang secara efektif dan efisien dapat menjaga dan meningkatkan mutu sebuah organisasi.

The ISO 9000 Family
sumber : Quality Management System, Lead Auditor Training Course, SGS-Indonesia

Beberapa klausul yang terdapat di dalam ISO (dalam hal ini kami menuliskan klausul yang ada pada ISO 9001:2008) adalah sebagai berikut :

a.         Klausul 1. Ruang lingkup

Dalam klausul ini secara persyaratan persyaratan standar telah menekankan untuk memenuhi kepuasan pelanggan.

b.        Klausul 2. Referensi Normatif

Klausul ini hanya memuat referensi-referensi yang harus dipersiapkan oleh kontraktor yaitu:

·       Peraturan Pemerintah

·       Buku-buku panduan tentang kualitas

c.         Klausul 3. Istilah dan Definisi

Klausul ini menyatakan bahwa istilah dan definisi-definisi yang diberikan dalam ISO 9001:2008 menetapkan, mendokumentasikan, melaksanakan, memelihara langkah – langkah untuk implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 dan kebutuhan peningkatan  terus menerus.

d.        Klausul 4. Sistem Manajemen Mutu

Klausul ini berisi persyaratan umum, manual mutu, pengendalian dokumen dan pengendalian rekaman.

e.         Klausul 5.Tanggung jawab Manajemen.

Klausul ini menekankan pada komitmen manajemen puncak (top management commitment). Dalam hal fokus pelanggan manajemen puncak harus menjamin bahwa persyaratan pelanggan telah ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan peningkatan kepuasan pelanggan.

f.         Klausul 6. Manajemen Sumber Daya

Penyediaan sumber daya suatu organisasi harus menetapkan dan memberikan sumber-sumber daya yang diperlukan secara tepat untuk menerapkan dan mempertahankan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 serta meningkatkan efektivitasnya terus menerus dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

g.        Klausul 7. Realisasi produk

Dalam hal perencanaan realisasi produk organisasi harus menjamin bahwa proses realisasi produk berada di bawah pengendalian,agar memenuhi persyaratan produk. 

h.        Klausul 8. Pengukuran analisis dan peningkatan

Persyaratan umum dalam Klausul 8 tentang pengukuran analisis dan peningkatan, dimana organisasi harus menetapkan rencana-rencana dan menerapkan proses-proses pengukuran, pemantauan, analisis dan peningkatan yang diperlukan agar menjamin kesesuaian dari produk.

2.2.       Manfaat penerapan ISO 9001

Manfaat dari penerapan ISO 9001 telah diperoleh banyak perusahaan diantaranya sebagai berikut (Gaspersz, 2001):

a.    Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan kualitas yang terorganisasi dan sistematik.

b.    Perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9001 diijinkan untuk mengiklankan kepada media massa.

c.    Meningkatkan kualitas dan produktivitas dari manajemen melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik.

d.   Meningkatkan kesadaran kualitas dalam perusahaan.

2.3.       Implementasi ISO 9001 pada perusahaan konstruksi di Indonesia

Penerapan ISO 9001 pada bidang usaha kontraktor merupakan hal yang sangat penting dalam upaya mencapai suatu tujuan, yaitu untuk menuju perbaikan yang terus menerus (continual improvement), dan proses bisnis yang selalu fokus pada pelanggan (customer focus) serta untuk mendapatkan mutu produk yang konsisten (consistency product). Proses implementasi ISO 9001 pada industri konstruksi menggunakan pendekatan khusus yang berbeda dengan pendekatan ISO 9001 pada industri manufaktur yang bersifat masal, job shop ataupun batch. Berikut ini adalah contoh langkah penerapan ISO 9001 pada perusahaan kontraktor :

a.    Pertama, implementasi ISO 9001 harus dimulai dengan intrepretasi Klausul ISO 9001 pada proses bisnis industri konstruksi. Langkah ini menjadi dasar yang menentukan apakah sebuah sistem akan berjalan secara efektif dan efisien atau tidak. Apabila konsultan ISO 9001 gagal secara jitu mengeksekusi langkah ini, maka industri kontraktor akan sulit memperoleh manfaat implementasi ISO 9001.

Proses bisnis kontraktor memiliki karakter yang unik. Beberapa pertanyaan mendasar yang harus diajukan & harus mampu dijawab oleh kontraktor adalah: Apa karakteristik/ spesifikasi proyek yang diinginkan oleh pemberi kerja/ pelanggan (Quality, Cost, safety, & Delivery)? Bagaimana proses bisnis dalam merealisasi produk akhir dalam hal ini bangunan konstruksi? Apa saja critical process yang mungkin berpengaruh pada kualitas produk akhir? Apakah sertifikasi manajer proyek dibutuhkan, atau hanya sertifikasi kompetensi operator peralatan yang dibutuhkan? Bagaimana mekanisme pengendalian operasi serta mutu proyek? Bagaimana seleksi & evaluasi suplier ataupun subkontraktor dilakukan? Dengan dipahaminya proses bisnis kontraktor tersebut maka dapat dengan mudah melakukan business process mapping dengan klausul ISO 9001.

b.        Kedua, setelah intrepretasi standar ISO 9001 dilakukan dan diketahui titik peletakan persyaratan ISO 9001 pada proses bisnis kontraktor, langkah selanjutnya adalah pengembangan Sistem Manajemen Mutu. Sistem Manajemen Mutu yang disusun akan mengatur mengenai tanggung jawab manajemen puncak, manajemen sumber daya yang meliputi SDM, sarana dan prasarana, serta lingkungan proyek. Proses realisasi jasa yang terdiri atas pengaturan proyek dimulai dari penyusunan rencana mutu proyek, survey, pelaksanaan pembangunan, penunjukkan subcontractor, inspeksi hingga serah terima, serta sistem continual improvement. Selain itu, sistem manajemen mutu juga mengatur mengenai persyaratan dokumentasi atau pengarsipan yang harus dijalankan oleh kontraktor.

Implementasi sistem manajemen mutu harus dilakukan secara menyeluruh ke seluruh perusahaan baik pekerja yang berada di kantor pusat, kantor cabang, office maupun di proyek. Implementasi sistem manajemen mutu pada kontraktor dapat dimulai dengan sosialisasi ke perwakilan tiap bagian, kemudian dilakukan secara berjenjang hingga keseluruhan proyek.. Diharapkan dengan adanya sosialisasi tersebut semua elemen perusahaan dapat aware terhadap implementasi ISO 9001. Seluruh elemen perusahaan diharuskan menggunakan & menjalankan sistem yang telah dikembangkan pada tahap sebelumnya. Sebagai contoh, dalam penyusunan rencana mutu proyek maka manajer proyek harus berpedoman pada prosedur terkait. Begitupun dengan elemen lainnya.

c.  Ketiga, setelah implementasi dilakukan, kontraktor harus melakukan kegiatan audit mutu internal serta dilanjutkan dengan rapat tinjauan manajemen. Kegiatan audit mutu internal bertujuan untuk memastikan apakah sistem berjalan secara efektif atau tidak. Hasil audit dibahas dalam rapat tinjauan manajemen untuk dapat diputuskan langkah perbaikan guna persiapan peraihan pengakuan internasional terhadap sistem mutu ISO 9001 ataupun pencapaian program peningkatan mutu proyek.

Tidak hanya dalam bidang usaha kontraktor saja proses implementasi ISO 9001 tersebut bernilai penting. Pada bidang usaha konsultan, baik konsultan perencana maupun konsultan pengawas, hal tersebut juga perlu diterapkan. Proses konstruksi berawal dari konsultan perencana yang menghasilkan desain dan gambar kerja, kemudian diserahkan kepada kontraktor pelaksana untuk dapat dilakukan pembangunan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan oleh konsultan dan owner, serta dengan dibantu inspeksi menyeluruh dari konsultan pengawas.

Untuk mendapatkan mutu / kualitas yang continuous improvement dan memuaskan pelanggan, maka sudah pasti sistem manajemen mutu harus diterapkan dari hulu (konsultan perencana) hingga hilir (konsultan pengawas), tidak mungkin hanya kontraktor saja yang menerapkan SMM tersebut. Perlu adanya komitmen dari top management pada tiap-tiap konsultan untuk terus menerus memperbaiki sistem manajemen mutu yang ada pada perusahaan mereka.

2.4.       Kendala dalam penerapan ISO 9001

Namun, penerapan aturan tersebut tidaklah lepas dari kendala, sehingga terdapat hambatan di sana sini. Berikut ini adalah beberapa faktor yang dapat menyebabkan penerapan ISO 9001 tidak berjalan mulus, beserta solusi untuk mengatasi agar penerapan ISO pada akhirnya dapat berjalan dengan baik :

a.    Kurang komitmen dari top management

Komitmen dari top management merupakan salah satu alasan terbanyak kenapa penerapan ISO 9001 tidak berjalan mulus; tidak berjalan sama sekali atau hanya perolehan sertifikat belaka yang tidak diikuti oleh penerapan nyata di lapangan.  Ini terjadi karena sedari awal manajemen puncak tidak mendorong tim perusahaannya untuk benar-benar menerapkan ISO 9001. Manajemen puncak hanya ingin memperoleh sertifikat alih-alih perbaikan sistem manajemen perusahaan, sehingga karyawan yang ada di level pelaksana setengah-setengah dalam menerapkan ISO 9001.

Solusi : penerapan ISO 9001 harus benar-benar dipromosikan oleh manajemen puncak, ditekankan kegunaannya serta dipromosikan manfaatnya, maka sudah pasti orang-orang yang ada di level pelaksana akan menjalankan sistem manajemen mutu secara konsisten.

b.    Tidak ada keterlibatan dari karyawan

Pada dasarnya karyawan mengikuti apa yang diperintahkan oleh manajemen puncak, sehingga apa yang menjadi komitmen manajemen harusnya akan menjadi komitmen bersama yang dipegang oleh setiap level karyawan. Sayangnya, tidak jarang ada organisasi yang komitmen manajemen puncaknya baik tetapi tidak dibarengi oleh komitmen bawahannya. Ini bisa terjadi karena beberapa faktor seperti tidak adanya reward and punishment bagi karyawan, sehingga mereka merasa tidak ada bedanya antara yang berkomitmen dalam menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 dengan yang tidak melaksanakan.

Solusi : harus diakui bahwa penerapan ISO 9001 akan merubah sedikit banyak cara kerja para karyawan. Mengubah kebiasan yang sudah dilakukan bertahun-tahun tidaklah mudah, sehingga harus ada komunikasi yang efektif dan imbalan yang setimpal sebagai bonus untuk perbaikan yang sudah dilakukan.

Faktor kedua adalah kurangnya komitmen dari karyawan itu sendiri. Ada beberapa karyawan yang anti perubahan. Dalam arti, tidak ingin mengubah cara kerja lamanya yang kurang efektif menjadi cara kerja baru yang lebih efektif.  Biasanya kasus ini terjadi pada karyawan senior yang telah bekerja sangat lama di perusahaan tersebut.

Solusi : karyawan yang seperti ini harus diajak diskusi baik-baik dan dijelaskan pentingnya menerapkan ISO 9001 bagi perusahaan. Bila pada titik tertentu dimana karyawan yang seperti ini tidak juga ingin berubah, maka melakukan rotasi atau mutasi sepertinya sebanding demi perbaikan sistem secara menyeluruh.

c.    Kordinasi antar departemen yang minim

Penerapan ISO 9001 tidak akan sukses apabila satu bagian tidak berkordinasi dengan bagian yang lain. Karena sistem manajemen mutu melibatkan semua bagian yang ada di proses utama maupun proses pendukung. Bila ada satu bagian yang tidak menerapkan ISO 9001, maka otomatis sistem tidak akan berjalan dengan sempurna. Misalkan target produksi yang sudah dicanangkan oleh manajer produksi tidak akan tercapai bila bagian HRD dan GA tidak menyediakan SDM dan mesin serta peralatan yang prima.

Solusi : harus ada kordinasi efektif antar bagian agar keseluruhan proses berjalan secara lancar.

d.   Keterbatasan waktu

Keterbatasan waktu seringkali menjadi kambing hitam atas penerapan yang tidak lancar. Banyaknya proyek, membludaknya order, seringkali membuat penerapan ISO 9001 terabaikan. Padahal bila perbaikan sistem disesuaikan dengan kebutuhan, harusnya overload pekerjaan sama sekali tidak akan mempengaruhi penerapan ISO 9001.  Penyebab utama yang menyebabkan hal ini adalah sistem yang dibuat tidak sejalan (in line) dengan proses yang ada. Terlalu banyak hal baru yang ditetapkan tanpa melihat kesanggupan para pelaksana di lapangan sehingga form yang harusnya dibuat untuk membantu proses malah mempersulit birokrasi.

Solusi : Diperlukan kejelian dalam menentukan prioritas perbaikan. Perlu diingat kembali bahwa tujuan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 adalah perbaikan berkesinambungan, bukannya menyulap sistem dalam sekejap. Diperlukan waktu, pembiasaan, sosialisasi, dan prioritas perbaikan secara bertahap sehingga sistem semakin baik dari waktu ke waktu.

e.    Keterbatasan sumber daya manusia (SDM)

Keterbatasan SDM di sini bisa berupa kuantitas (jumlah karyawan) maupun kualitas (kompetensi karyawan). Dalam penerapan ISO 9001, kualitas SDM lebih penting daripada kuantitas. ISO 9001 tidak pernah mensyaratkan jumlah minimal karyawan dalam penerapan ISO 9001. Tidak pula dipersyaratkan bahwa satu orang hanya boleh menjabat satu jabatan saja. Rangkap jabatan dalam penerapan ISO sah-sah saja sepanjang fungsi-fungsi pekerjaan yang wajib dijalankan oleh yang bersangkutan dapat dijalankan dengan baik.

Solusi : isu keterbatasan SDM dapat diatasi dengan menunjuk wakil manajemen (management representative) yang berkualitas, yaitu yang dapat mengendalikan, mengarahkan, dan memanfaatkan SDM yang ada secara optimal. Seringkali ditemukan fakta bahwa banyaknya jumlah SDM tidak berkolerasi positif dengan kualitas penerapan ISO 9001. Artinya, SDM yang sedikit namun berkualitas lebih baik daripada banyak SDM tetapi tidak memiliki komitmen dalam penerapan ISO 9001.

f.     Kurangnya sosialisasi dan komunikasi

Merubah sebuah sistem yang telah berjalan cukup lama tidaklah semudah membalikkan telapak tangan. Tentu saja dibutuhkan waktu yang cukup dan tim yang handal agar penerapan ISO 9001 berjalan lancar. Seringkali yang menjadi penyebab ISO 9001 macet di tengah jalan bukanlah keterbatasan waktu dan SDM melainkan kurangnya sosialisasi dan komunikasi dari manajemen puncak. Ini menyebakan orang-orang yang ada di level pelaksana tidak mengetahui apa yang harus dilakukan.

Solusi : manajemen puncak harus melakukan pertemuan rutin (mingguan atau bulanan) terutama dengan pemimpin dari setiap bagian untuk memastikan mereka memahami apa yang harus dilakukan.

  

3.        Penutup

Penerapan aturan Sistem Manajemen Mutu berbasis ISO 9001 dalam industri konstruksi di Indonesia perlu terus didukung dari semua elemen pendukung pada sebuah perusahaan, mulai dari top management, middle management, level pelaksana hingga karyawan di level paling bawah demi mendapatkan pengembangan mutu yang berkelanjutan. Standarisasi tersebut perlu diadakan dari hulu ke hilir, yaitu dari konsultan perencana, kontraktor pelaksana hingga konsultan pengawas, sehingga tercipata perbaikan mutu yang menyeluruh. Berbagai solusi terhadap kendala yang muncul pada implementasi ISO 9001 sebisa mungkin dapat digunakan sebagai langkah penyempurnaan pencapaian tujuan sistem manajemen mutu berbasis ISO 9001.

Daftar Pustaka

Santosa, Made Arya Wira, Widhiawati, A. Rai, Diputra, Gede Astawa, 2013, “Penerapan Standar Sistem Manajemen Mutu (ISO) 9001:2008 pada Kontraktor PT. Tunas Jaya Sanur (studi kasus : proyek pembangunan apartment & shopping arcade sea sentosa hotel), Jurnal Ilmiah Elektronik Infrastruktur Teknik Sipil, Volume 2, No. 1

http://konsultaniso.web.id/sistem-manajemen-mutu-iso-90012008/kendala-dalam-menerapkan-iso-9001/

http://www.amazine.co/25840/apa-itu-sertifikasi-iso-9001-definisi-konsep-manfaatnya/

http://www.slideshare.net/herryghermawan/permen-04-sistem-manajemen-mutu-terkait-penyedia-jasa-konstruksi